Най-добрият софтуер за проследяване на времето до 2020 г.

Ако сте тук, това означава, че търсите софтуер за проследяване на времето, който ще използвате сами или с екипа си. Но изборът на един или дори избирането на няколко, за да изпробвате, може да бъде объркваща и плашеща задача с над 100 приложения, налични там.

За да ви спестим ценно време, ние свършихме тежката работа по задълбочени пазарни проучвания и тестване на приложения и съставихме списък от 11-часов софтуер за проследяване, които са „la crème de la crème“.

Инструментите за проследяване на времето, които направиха нашия списък са:

  • Paymo - пълнофункционално приложение за управление на работата с функции за проследяване и отчитане на времето, за да ви помогне да управлявате проекти от началото до края
  • Реколта - инструмент за проследяване на време и фактуриране за улесняване на доставката и фактурирането на проекти
  • TSheets - решение, сдвоено с разпознаване на лица за служители, които работят извън офиса
  • Toggl - проследяващ времето, визуални доклади и изводи на екипа за всякакъв размер на компанията
  • Hubstaff - проследяващ времето, който следи вашата активност, като прави произволни скрийншоти на вашия работен плот
  • Навременна - инструмент, който проследява времето и създава графици и автоматични таблици едновременно
  • TimeCamp - приложение за проследяване на време и фактуриране със стабилен списък на интеграции
  • TrackingTime - инструмент за проследяване на времето за повтарящи се задачи и планиране на повтарящи се събития
  • Time Doctor - функция за автоматично проследяване на времето, модул за заплати и екранни снимки на работния плот в едно приложение
  • RescueTime - блокирайте разсейващите уебсайтове и поставете цели за подобряване на вашата продуктивност чрез проследяване на времето
  • Workpuls - инструмент за наблюдение на служителите с възможности за автоматично проследяване на времето

Защо е важно проследяването на времето

Ако все още не сте убедени в полезността на проследяването на времето, разгледайте следните предимства:

  • Определете несъществени задачи: нямате необходимото време, за да харчите само за някаква дейност. Проследяването на времето може да ви помогне да замените маловажни задачи с продуктивни. Можете да експортирате тези данни в отчети и таблици, така че да ги използвате за следващите си проекти, за да не губите време. Това е още една причина, поради която трябва да сдвоите проследяването на времето с управлението на задачите. Още по-добре е, ако тези две функции са част от едно и също местно приложение, за да се избегне претрупване на данни.
  • Подобрете прогнозите за време: Можете да използвате предварително проследени записи като време като основен индикатор за бъдещите си проекти. Чрез тях ще правите по-добри оценки за следващите задачи и ще задавате по-точни срокове за подобни проекти. Наблюдението на тяхното развитие във времето може да ви помогне да разберете дали работникът ще има време да завърши задача въз основа на предишните си дейности. Освен това служителите, които са подписали подпис, могат да поемат отговорността за работата на другите за по-бързи резултати, ако имат подходящите умения.
  • Плащайте справедливо: Ако сте фрийлансър с платен час, проследяващите времето ще ви помогнат да получите сумата, която заслужавате. Той може да премахне предположенията и неудобните разговори с проблемни клиенти, които не желаят да съдействат или се колебаят да вземат решение относно размера на заплащането. Ще разполагате с доказателствата за вашата работа, съхранявани сигурно онлайн и измервани секунда по секунда с всичките си дневници.

В нашия тест разгледахме само онези приложения, които имат проследяване на времето като родна функция.

Ако вече използвате приложение за управление на работата си, но то няма модул за проследяване на времето, интегрирането с приложение за проследяване на времето може да бъде решение. И все пак не препоръчваме това, тъй като това може да доведе до допълнителна сложност или да увеличи разходите ви.

Проследяването на времето работи още по-добре, когато го сдвоите с други функции. Имате нужда от управление на задачите, за да следите ежедневните си задължения и функционалност, за да създавате отчети въз основа на работата си, за да измервате ефективността и да следите миналата дейност за бъдеща справка. Други приятни функции, като автоматично проследяване на времето, планиране на ресурси за екипи или счетоводни възможности помагат за цялостното управление на работата чрез балансиране на вашето време, бюджет и човешки ресурси. Нещо повече, вече няма да се налага да превключвате между приложения, инструменти и техники, за да завършите задачите си.

Вижте нашето ръководство за управление на задачи, за да разберете повече за това как можете да приоритизирате и организирате задачите си, като използвате подходящи инструменти и техники.

Основни критерии за избор на инструменти за проследяване на времето

Ето седемте основни фактора, които взехме предвид при преглед на софтуера за проследяване на времето в това ръководство:

  • Основни характеристики: Най-важните неща, които трябва да повлияят на вашето решение, са основните характеристики на инструмента. Управлението на задачите и отчетите са незаменими. Функции като автоматично проследяване на времето или фактуриране добавят стойност и могат да направят разлика между страхотно приложение и такова, което ще свърши работата за момента. Също така екипите могат да използват планиране на ресурси заедно с проследяване на времето, но тази функция е безполезна за хората. Преди да изберете краен продукт, поговорете с вашия екип и разберете какви са техните собствени нужди освен изискванията на вашия проект.
  • Процес на борда: Преминахме през всяка стъпка от процеса на борда, за да видим колко лесно е потребителят да се запознае с нов инструмент. Някои предимства на бордовия процес включват уроци, ръководства, поддръжка на клиенти, безплатни ресурси или шаблони и други полезни функции, които могат да ви помогнат да започнете по-бързо. Защо да се занимавам с това? Тъй като ще можете да използвате приложението за проследяване на времето до пълния си потенциал от самото начало само чрез ясен и подробен процес на борда.
  • Разходи: Помислете за съществуващия си бюджет и за какво искате да платите. Някои инструменти таксуват повече за допълнителни потребители, така че трябва да вземете предвид броя на активните потребители в приложението едновременно. Не забравяйте да броите допълнителните разходи, които бихте могли да срещнете по време на борда на нови служители или прехвърлянето на съществуващи проектни данни, документация и екипни графици в платформата. Освен това, следете внимателно всички специални оферти от време на време.
  • Поддръжка: Може да се наложи да прибягвате до поддръжка на клиенти в даден момент, независимо от това колко подготвен е вашият екип, що се отнася до технологичните умения. Поддръжката на продукта трябва да е лесна за достъп, за да можете бързо да получите помощ. Разгледайте наличните езици, за да избегнете проблеми с комуникациите. Обърнете внимание обаче - степента на предлаганата поддръжка може да разчита на вашето ниво на абонамент. За някои приложения разговорите с мениджъра на акаунти може да са достъпни само с премиум планове, така че помислете колко пари сте готови да поемете.
  • Отзиви: Въпреки че всеки инструмент работи по различни начини за всеки бизнес, можете да разгледате какво трябва да кажат съществуващите потребители. Capterra и G2 са две надеждни платформи за преглед на потребителите, които имат за цел да предоставят обективни отзиви на потребителите. Тези прегледи служат като основна ориентация на аспекти, които трябва да анализирате и тествате, преди да решите дали даден инструмент е подходящ за вашия бизнес.
  • Награди: Някои от най-добрите продукти печелят награди. Това е, освен ако не имаме работа с ново приложение, което все още няма шанс да бъде номинирано за такова. Пресата страницата на всеки инструмент често подчертава наградите, които са взели през годините, и причините за получаването им.
  • Допълнителни функции: Помислете за всяка друга функция, която може да се наложи, от GPS проследяване и интеграция, до система за одобрение на график, функция за заплащане или дори чист или цветен дизайн, за да поддържате екипа си ангажиран.

Съвет: Вземете тези седем фактора и ги класирайте според вашите нужди. Първо, създайте електронна таблица. След това запишете вашите задължителни функции (дайте по 5 точки за всяка), приятни функции (2 точки за всяка) и бонус функции (по 1 точка за всяка). Добавете всичко това, за да създадете свой собствен рейтинг на инструментите и направете свой собствен топ за тестване, преди да изберете един.

Paymo

Paymo е софтуер за управление на проекти, управление на работа и проследяване на времето, който помага на ръководните специалисти и на свободна практика да реализират проекти през целия си жизнен цикъл.

Компанията съществува от 2008 г. и започва първоначално като приложение за проследяване на време и фактуриране. Постепенно, въз основа на отзивите на потребителите, той се превърна в пълнофункционална платформа за управление на проекти.

С потребители от над 50 страни, Paymo е утвърдено приложение, на което около 4 000 компании и 40 000 фрийлансъри (~ 70 000 потребители) разчитат, за да помогнат да управляват времето и проектите си от началото до края. Основната му цел е да ви помогне да поддържате цялата си работа на едно място, като същевременно опростявате работния си процес за по-ефективно управление на задачите.

Най-доброто за:

Малък и среден бизнес, агенции, консултанти, юридически и архитектурни фирми и фрийлансъри, които се справят с множество клиентски проекти и искат да могат да проследяват времето си, да следят финансите и да организират ресурси от едно място.

Защо казваме, че е страхотно

Модерен и интуитивен софтуер за проекти, базирани на проекти, който помага на вашия екип да управлява проекти през целия им жизнен цикъл. Планирайте и планирайте проектите си, сътрудничете с вашия екип, споделяйте файлове, проследявайте времето и се уверете, че оставате на бюджет.

Топ 5 функции

1) Наличност: Можете да решите точно как и от кое устройство искате да проследявате времето. Paymo е достъпен като уеб таймер, настолно приложение, мобилно приложение (работи и офлайн) и дори като автоматичен тракер за следене на десктоп (PaymoPlus). Има и интеграция на Adobe за рекламни послания, които желаят да проследят времето си в продуктите на Adobe, без да се налага да превключвате между различни приложения.

2) Планиране на ресурсите: За да ви помогнем да изчислите необходимите ресурси за реализиране на проект, прегледайте дейността на вашия екип. Това може да помогне кой ще работи върху какво и кога или да провери капацитета на потребителя, за да избегнете изгарянето на служителите. Управлявайте лесно разпределението на ресурсите си и дайте на персонала си правилните задачи въз основа на това, което са правили в миналото.

3) Област на графика за часове: Вижте и управлявайте своите записи във времето на база дневно / седмично / месечно / дневен ред, добавете групово време или импортирайте време директно от резервациите си.

4) Отчети за времето: Създайте отчети за времето въз основа на проследяваното време и разгледайте подробно как се изразходвате времето на вас или вашия екип. Изберете от гъвкаво групиране, подгрупиране в йерархията на отчитане, поддръжка на състоянието на проекта и включете идентификатори на проекти и идентификационни номера на задачи за повече персонализация.

5) Счетоводство: Генериране на фактури въз основа на времето, прекарано за задачи или проекти, проследяване на разходите или създаване на прогнози за клиентите. Освен това можете да създавате фактури от нулата и да използвате интеграциите с шлюзове за плащане, като PayPal, PayPal PayPal, Stripe, Authorize.net и Stripe.

Колко лесно е да започнете

По време на процеса на борда ще изберете предпочитаното използване на инструмента (планирайте проекти, проследявайте времето, управлявайте задачи или фактура). Има 9 различни шаблона на проекти, от които можете да изберете, за да започнете работа. Има и подробна база знания, за да проучите по-модерните функции. Освен това има форум на общността на клиентите и подробна база знания за проучване на по-разширени функции. Нашите мениджъри за успех на клиенти, които могат да ви помогнат при активирането на акаунта през целия процес на борда, също ще се свържат с вас.

Ценообразуване

Има 3 плана за ценообразуване, от които можете да избирате според големината на вашия бизнес и функции, от които може да се нуждаете:

  • Безплатни (за 1 потребител: фрийлансъри и отделни потребители): Прости за изпълнение списъци за вашите задачи, Kanban Board за да получите по-визуален поглед върху вашите задачи, Meta Kanban, Проследяване на времето, за да ви мотивира, Desktop и Mobile приложения за проследяване на времето офлайн , Adobe CC разширение за рекламни послания и отчитане. Освен това ще получите 1GB съхранение, споделяне на файлове, поддръжка на общността за решаване на проблеми, които може да срещнете, API, 3 фактури / акаунт, за да усетите колко лесно е да свържете данните си с фактурите, които изпращате на клиентите си ,
  • Малък офис ($ 11.95 / потребител / месец): Можете да получите функциите за безплатен план + фактури, прогнози и разходи, разширено управление на задачите, за да ви помогне да управлявате по-големи проекти и екипи, шаблони на проекти, за да избегнете губене на време с основите, табло за наблюдение на вашия проектна и екипна дейност и 50 GB за съхранение на вашите файлове. Ще можете също така да използвате Разширено отчитане за вашите мениджъри и да дадете подробен преглед на състоянието и резултатите на проекта на клиентите си, Интеграции с други инструменти, които използвате.
  • Бизнес ($ 18.95 / потребител / месец): Можете да получите функциите на плана за малък офис + Планиране на ресурсите за поддържане на контрол върху дейността на вашия екип, Gantt Charts, Portfolio Gantt Chart и онлайн отдалечена помощ за бърз отговор на вашите запитвания. Този план ви предоставя и неограничено място за съхранение, така че никога няма да се притеснявате къде да съхранявате данните си.

Предлага се 20% отстъпка за годишни плащания.

Приложението също така поддържа училища, колежи и университети по целия свят, като предлага безплатни абонаменти за 1 година без ограничения за функции. Paymo също така подкрепя всеки, който иска да направи добро за обществото, тъй като нестопанските организации имат право на 50% отстъпка.

присъда

Горди сме, че спечелихме 4,5 / 5 на Capterra и 4,5 / 5 на G2. Приложението също е спечелило редица награди, включително: Най-използваем софтуер за PM (Индекс на използваемост на проекта за управление на G2 | Лято 2017), Софтуер за проследяване на времето с най-гладкото внедряване (G2 лято 2017), Най-добрият софтуер за ROI PM (G2 Summer 2017) , PM софтуерът с най-гладкото внедряване (G2 Summer 2017) и наградата Great Experience Award 2017 (FinancesOnline).

Paymo има най-добрият безплатен план за физически лица и лесно би могъл да се класира в топ 3 на софтуера по отношение на функционалността за проследяване на времето. Разширените функции за управление на задачите, планирането на ресурси и счетоводните модули са обхванати, ако искате да управлявате проекти от начало до край заедно с вашия екип. Най-забележителното е, че можете да изберете всеки метод за проследяване на времето, който искате. Платформата може да бъде още по-добра, ако в близко бъдеще разполага с функции като проследяване на GPS, одобрение на табела или система за заплащане.

Прибиране на реколтата

Големите компании, по-малкият бизнес и фрийлансърите могат да използват реколта. Стартирани през 2006 г., те имат за цел да направят нещата по реколтата. Това означава честност, отдаване на иновации и слушане на нуждите на клиентите наред с други.

Harvest предлага решение за проследяване на времето и фактуриране под един покрив. Този инструмент свързва двете функции, така че да можете да бъдете платени въз основа на проследяваните записи за време, без да експортирате данни в друга система.

Най-доброто за:

Фрилансери, малки, средни и големи екипи, които искат да интегрират проследяването на времето с любимите си инструменти.

Защо казват, че е страхотно

Софтуер за проследяване на времето за тези, които ценят прозрението.

Топ 5 функции

1) Проследяване на времето и управление на разходите: Проследявайте времето за конкретни клиенти, проекти, задачи и служители, за да поддържате контрола върху всички дейности чрез уеб таймер. Не се притеснявайте, ще получите напомняния по имейл за това, когато го оставите включено твърде дълго, за да коригирате този проблем. Ако сте забравили да го стартирате обаче, добавете групово време в зоната за седмични графици. Бонус: Направете снимка и я добавете към разход, използвайки мобилното приложение, за да предложи доказателство за разходите си.

2) Общ преглед на екипа: Следете кой следи времето и кога работи върху конкретен проект, както и кой е преуморен, за да избегнете изгаряния. Можете да редактирате записите във времето и да ги разделите на часове, които могат да се платят или не могат да се платят за по-подробни отчети. Можете също така да използвате системата за одобрение на графика за подобрен надзор на екипа.

3) Визуални отчети: Проверете записите във времето и ги сравнете с първоначалния бюджет на проекта, за да видите дали сте на път. Отчетите също така показват сумата, която трябва да фактурирате, за да бъдете печеливша.

4) Модул за фактуриране: Клиентите за фактуриране въз основа на проследено време, изпращат фактури по имейл и получават плащания онлайн чрез Stripe или PayPal. Има и вградена интеграция с Xero и Quickbooks, която е полезна, ако вече използвате едно от тези приложения.

5) Планиране: Чрез приложението им за сестри, Прогноза, можете да резервирате проекти предварително и да сравните времето, проследено в Реколта, с времето, предвидено в Прогноза.

Колко лесно е да започнете

След като се регистрирате, ще получите приветствен имейл, за да стартирате и създадете първия си проект. Успоредно с това ще получите достъп до безплатни шаблони за време и фактуриране, образователни ресурси за проследяване на времето, уебинари (планирани и записани) и до база знания с ръководства и стъпка по стъпка ръководства.

Ценообразуване

Има два плана, от които можете да избирате след изтичане на безплатната пробна версия, като всеки добавя още функции:

  • Безплатно: Той е за 1 човек, 2 проекта и получавате неограничени фактури и клиенти. Не можете да качвате лого на компанията, да прикачвате файлове към фактури, да се интегрирате с QuickBooks Online или да импортирате данни. Когато се регистрирате, първо ще получите пълнофункционалната 30-дневна безплатна пробна версия. След изтичането на този срок ще можете да използвате безплатния план, освен ако не надстроите.
  • Pro: $ 12 / човек / месец или $ 10,8 / човек / месец (10% отстъпка за годишни плащания): 2+ души, неограничени проекти, неограничени клиенти, неограничено фактуриране, система за одобрение на график, за да позволят на мениджърите да имат преглед на дейността на екипа си ,

Ще трябва да заплатите отделно за функцията за планиране, Прогноза за реколта. ($ 5 / месец, неограничени потребители и проекти)

Всички планове включват проследяване на времето и разходите, мощно отчитане, неограничени фактури и прогнози, предупреждения за бюджета на проекта, одобрение на график, интеграции със 100+ приложения, приложения за iOS, Android и Mac, сигурност на ниво банка и поддръжка по телефона и имейл.

Наличност: уеб, iOS, Android, Mac и като приставка за Chrome и Safari.

присъда

Изглежда, че повечето потребители имат добро мнение относно реколтата, тъй като инструментът получи 4.5 от 5 (Capterra) и 4.3 от 5 (G2).

Ако бяхме избрали най-добрите инструменти за проследяване и базиране на счетоводство, Harvest щеше да влезе в челната тройка. Защо? Тъй като това е чудесен пример за инструмент, който съчетава проследяването на времето със счетоводните функции, за да улесни доставката и фактурирането на проекта. Нещо повече, интегрирането им с Xero и QuickBooks го прави по-удобно за потребителите, които вече използват тези инструменти за счетоводство или счетоводство.

Очакваме евентуалното въвеждане на повтарящ се модул за фактуриране, за да улесним целия процес на плащане и фактуриране с повтарящи се клиенти. Проследяващият показва вашите времена само след като е минала всяка минута. Начинаещите, които се чувстват мотивирани, ако видят как секундите им бързо преминават, ще оценят по-точния таймер, който проследява всяка секунда от работата ви.

Можете сами да изпробвате този инструмент с 30-дневна безплатна пробна версия и да го тествате заедно със своите 100+ интеграции или да използвате свой собствен API, за да конфигурирате свой собствен.

Прочетете пълния списък в нашия блог